Die Bedeutung von Einfachheit in der Unternehmenskommunikation wird zunehmend als entscheidender Erfolgsfaktor erkannt. Studien zeigen, dass die Qualität der Kommunikation einen direkten Einfluss auf die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter hat. Dies wird durch die Tatsache verstärkt, dass dezentrale Arbeitsmodelle wie das Home Office die Abhängigkeit der Mitarbeiter von klaren und zugänglichen Informationen erhöhen. Untersuchungen haben gezeigt, dass Mitarbeiter einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Recherche nach internen Informationen, insbesondere durch den Umgang mit E-Mails, verbringen, was zu einem erheblichen Zeitaufwand führt, der durch effektive Kommunikation eingespart werden kann.
Klare und verständliche Sprache in internen Handbüchern und Kommunikationsmaterialien kann dazu beitragen, Missverständnisse zu reduzieren und Fehler zu vermeiden. Eine Studie eines Finanzdienstleisters zeigt, dass durch die Verwendung von klaren Anweisungen und Formulierungen 77 Prozent der Fehler vermieden werden konnten. Dies unterstreicht die Bedeutung einer klaren und verständlichen Kommunikation, insbesondere in einem Arbeitsumfeld wie dem Home Office, wo der persönliche Kontakt begrenzt ist.
Die Komplexität von Informationen birgt nicht nur Risiken für die Qualität und Sicherheit, sondern beeinträchtigt auch die Produktivität der Mitarbeiter. Eine Vereinfachung von Dokumentationen und Kommunikationsmaterialien wird daher von Experten und Organisationen wie dem TÜV Rheinland empfohlen. Die Verwendung von KI-Tools wie „Plain“ von WORTLIGA kann den Prozess der Vereinfachung und Verständlichkeit von Texten unterstützen. Dadurch können Unternehmen Zeit sparen und die Effizienz in der internen Kommunikation steigern.
Eine direkte und klare Sprache wird nicht nur von Mitarbeitern, sondern auch von Ingenieuren und Managern bevorzugt, wie Studien gezeigt haben. Insbesondere in dezentralen Teams mit unterschiedlichen Fachbereichen kann eine verständliche Sprache dazu beitragen, Hindernisse in der Zusammenarbeit zu reduzieren. Es wird deutlich, dass Experten in der Lage sind, fachlich korrekt zu kommunizieren, während sie gleichzeitig verständlich bleiben.
Die Überwindung von Vorurteilen gegenüber verständlicher Kommunikation erfordert Schulungen und Überzeugungsarbeit bei Führungskräften und Mitarbeitern. Die Widerstände gegen eine klare Sprache reichen von Bedenken, die Professionalität einzubüßen, bis zur Sorge, dass die Sprache vereinfacht und damit geschädigt wird. Dennoch zeigt sich, dass die Mehrheit der Menschen einen klaren und einfachen Kommunikationsstil bevorzugt, was einen positiven Einfluss auf das Vertrauen in Organisationen haben kann. Es bleibt also eine Herausforderung, die Effektivität der Kommunikation durch Vereinfachung und Verständlichkeit weiter zu verbessern.