Die Stadt Warendorf hat im Bürgerbüro einen Wechsel von festen Zeitblöcken zu flexiblen Terminbuchungen vollzogen. Diese Umstellung wurde Mitte April 2024 mit der Einführung der Software-Lösungen JCC-Terminvereinbarung und JCC-Besucher realisiert. Laut dem Anbieter JCC Software war die Implementierung eines Terminvereinbarungstools dringend erforderlich, um die Anliegen der Bürger effizienter zu bearbeiten. Zuvor wurden Termine und spontane Besuche in festen Zeitblöcken abgearbeitet, was zu langen Wartezeiten und Überstunden führte. Das neue hybride Terminbuchungssystem soll nun einen Großteil dieser Arbeit übernehmen und sowohl den Mitarbeitern als auch den Bürgern eine bessere Planbarkeit ermöglichen.
Bürgeranliegen werden fortan nur noch nach vorheriger Terminvereinbarung bearbeitet. Dies soll sicherstellen, dass die Abläufe im Bürgerbüro effizienter gestaltet werden können. Trotz der Umstellung sind Spontanbesucher weiterhin willkommen, müssen sich jedoch am Infopoint oder an einem Self-Service-Terminal anmelden. Sowohl die Terminbuchung als auch die Anmeldung vor Ort im Rathaus erfolgen über eine Ticketsäule oder am Infopoint, um sicherzustellen, dass die Bürger vor Ort sind.
Um die Einführung des neuen Terminprozesses zu begleiten, kommunizierte die Stadt Warendorf bereits vorab über die Maßnahmen in regionalen Zeitungen, auf ihrer Website und in den sozialen Medien. Dadurch konnten die Bürger bereits vor der Inbetriebnahme die ersten Termine über das städtische Online-Terminportal buchen. Die Implementierung der JCC-Lösungen in Deutschland wurde von Consultant Jeroen Voskuil begleitet, der den Mitarbeitern den neuen Ablauf erklärte und das System gemeinsam mit ihnen getestet hat. Die Beschäftigten brachten dabei Verbesserungsvorschläge ein, um die Texte an den verschiedenen Touchpoints zu optimieren.
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