In vielen Unternehmen ist der Frust über sinnlose Meetings allgegenwärtig und dennoch wird oft an eingefahrenen Routinen festgehalten. Für Teams, die aus dieser Falle ausbrechen möchten, gibt es laut Trainerin Teresa Stockmeyer verschiedene Maßnahmen, die helfen können, auch wenn es kein Patentrezept dafür gibt. Eine Möglichkeit ist es, Strukturen anzupassen, beispielsweise indem Ziele und Agenda im Voraus festgelegt und geteilt werden. Die Teilnehmerzahl sollte begrenzt sein, und ein Moderator oder eine Moderatorin kann das Meeting leiten, um sicherzustellen, dass die Zeitvorgabe eingehalten wird.
Bei Meetings, die sich als unproduktiv erweisen, rät Stockmeyer dazu, aktiv zu werden und das Thema anzusprechen. Es ist wichtig, das eigene Feedback einzuholen und zu klären, ob auch andere Teilnehmer ähnliche Empfindungen haben. Zudem ist es sinnvoll, vor Meetings nachzufragen, welcher Beitrag erwartet wird, um die Effizienz zu steigern.
Ein regelmäßiges Feedback nach jedem Meeting kann dabei helfen zu lernen, was gut funktioniert hat und was verbessert werden kann. Für radikalere Ansätze empfiehlt Stockmeyer das Experiment „Kill all meetings“, bei dem für ein bis zwei Wochen sämtliche Meetings aus dem Kalender gestrichen werden. Dadurch wird deutlich, an welchen Stellen ein Austausch wirklich erforderlich ist.
Die Gründe, warum Teams an sinnlosen Meetings festhalten, können laut Stockmeyer vielfältig sein. Oft dienen Meetings unbewusst anderen Zwecken wie sozialem Austausch oder Selbstdarstellung, anstatt tatsächlich geschäftliche Themen zu behandeln. Durch eine kritische Reflektion sowie das Festlegen klarer Ziele und Strukturen in Meetings kann die Effektivität gesteigert und die Zeit der Teammitglieder effizienter genutzt werden.
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