In vielen Fällen müssen Arbeitnehmer beruflich veranlasste Ausgaben aus eigener Tasche zahlen, sei es für Dienstreisen, notwendige Arbeitskleidung oder andere berufsbezogene Ausgaben. Diese Kosten können jedoch in bestimmten Fällen vom Arbeitgeber erstattet werden. Es ist wichtig zu verstehen, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und wie der Prozess der Kostenerstattung funktioniert.
Zunächst ist es wichtig zu klären, was unter dem Begriff „Spesen“ zu verstehen ist. Laut Experten werden Spesen vor allem im Zusammenhang mit Reisekosten gebraucht, während andere Begriffe wie „Auslöse“ eher in speziellen Berufsgruppen Verwendung finden. Auslagen sind im Allgemeinen alle Kosten, die ein Arbeitnehmer für den Arbeitgeber vorgestreckt hat. Es kann sich hierbei um eine Vielzahl von Ausgaben handeln, wie beispielsweise die Anschaffung von Arbeitskleidung oder die Bezahlung von Blumen für Mitarbeitergeburtstage.
Die Erstattung von Auslagen durch den Arbeitgeber ist gesetzlich nicht detailliert geregelt. In der Regel erstattet der Arbeitgeber jedoch Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsausgaben und andere damit verbundene Kosten im Rahmen von Dienstreisen. Es ist ratsam, vor einer Dienstreise klar festzulegen, welche Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden und welche nicht. Im Zweifelsfall sollte immer Rücksprache mit dem Arbeitgeber gehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Es gibt auch Fälle, in denen der Arbeitgeber bestimmte Ausgaben nicht oder nur teilweise erstattet. Zum Beispiel haben Arbeitnehmer in einigen Berufen die Kosten für ihre Arbeitsmittel selbst zu tragen, ohne Erstattung durch den Arbeitgeber. In solchen Fällen können diese Kosten jedoch als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Es ist wichtig, die rechtlichen Regelungen und Vereinbarungen im Arbeitsvertrag zu kennen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Für die Erstattung von Auslagen gibt es auch die Möglichkeit pauschaler Festbeträge. Diese betreffen oft Reisekosten wie Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Kilometerpauschale. Es ist wichtig, bei der Beantragung von Erstattungen alle erforderlichen Informationen wie Name, Daten und Ausgaben korrekt anzugeben. Im Idealfall sollte die Reisekostenabrechnung zeitnah eingereicht werden, da es oft Ausschlussfristen gibt, die den Erstattungsanspruch einschränken können.