In einem wegweisenden Urteil hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Gehaltsabrechnungen künftig ausschließlich in elektronischer Form zugestellt werden dürfen. Dies betrifft insbesondere einen Fall einer Edeka-Verkäuferin aus Niedersachsen, die gegen diese Regelung geklagt hatte. Der Vorsitzende Richter Heinrich Kiel erklärte in der Urteilsbegründung, dass es keinen Anspruch auf die Zustellung von Gehaltsabrechnungen in Papierform gibt. Laut ZVW bezieht sich die Grundsatzfrage auf die generelle Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen und Personaldokumente nur elektronisch bereitzustellen, was das Gericht klar bejaht hat.

Der Fall ist besonders bemerkenswert, da die Edeka-Mitarbeiterin vor dem Landesarbeitsgericht Niedersachsen zunächst erfolgreich war, jedoch letztlich vor dem Bundesarbeitsgericht unterlag. Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts könnte massive Auswirkungen auf die künftige Praxis der Lohnabrechnung in vielen Unternehmen haben, da sich immer mehr Unternehmen in unterschiedlichen Branchen dazu entscheiden, digitale Mitarbeiterportale einzurichten. Ein weiterer Aspekt der Entscheidung besagt, dass Arbeitgeber gezwungen sind, Arbeitnehmern, die über die entsprechende Technik verfügen, sicherzustellen, dass diese ihre Gehaltsabrechnungen bequem abrufen können.

Digitale Lösungen und deren Herausforderungen

Obwohl die Digitalisierung viele Vorteile bietet, gibt es bedeutende Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf den Datenschutz. Viele Beschäftigte haben den Abruf von digitalen Gehaltsabrechnungen in der Vergangenheit verweigert. Das Landesarbeitsgericht Hamm stellte am 23.09.2023 fest, dass Arbeitnehmer nicht gegen ihren Willen zum digitalen Abruf genötigt werden können. In einem weiteren Urteil, das am 16.01.2024 erging, entschied das Landesarbeitsgericht Niedersachsen, dass Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen weiterhin in Papierform verlangen können. Diese juristischen Entscheidungen unterstreichen die Notwendigkeit, die Zustimmung der Beschäftigten zu berücksichtigen, wie Steinberg Arbeitsrecht betont.

Die Tücken des digitalen Versands von Gehaltsabrechnungen liegen nicht nur in der rechtlichen verpflichtenden Zustimmung, sondern auch in den datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Personenbezogene Daten in Gehaltsabrechnungen sind besonders schützenswert. Arbeitgeber müssen strenge Datenschutzvorgaben gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) einhalten. Dazu gehört, dass digitale Dokumente gegen unbefugte Veränderungen geschützt und nach Möglichkeit in einem verschlüsselten Format versendet werden müssen, wie auf Datenschutzexperte erläutert wird.

Zukünftige Perspektiven der Gehaltsabrechnung

Rund 70 Prozent der Lohnabrechnungen werden nach wie vor per Post versendet, wodurch sich erheblich mehr Risiken im Hinblick auf den Datenschutz ergeben. Auch der Versand per E-Mail hat seine Tücken, insbesondere bei falschen Adressen. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass der Zugang zu digitalen Gehaltsabrechnungen auch für Beschäftigte ohne technische Ausstattung gewährleistet ist und sie möglicherweise weiterhin die Möglichkeit zur Abrechnung in Papierform erhalten.

Die laufende Debatte über digitale versus papiergebundene Gehaltsabrechnungen zeigt, dass es noch viele offene Fragen gibt. Insbesondere müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Wahrung des Datenschutzes einhalten und gleichzeitig den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter Rechnung tragen. Diese Entwicklungen werden die Art und Weise, wie Unternehmen künftig ihre Mitarbeiterinformationen verwalten und bereitstellen, signifikant beeinflussen.