Eine Kündigung des Arbeitsvertrags muss bestimmten Formalitäten entsprechen, um wirksam zu sein. Zum Beispiel muss sie in Schriftform erfolgen und per Post versendet werden. Kündigungen per E-Mail oder in anderen Textformen sind nicht gültig. Die Kündigung muss zudem handschriftlich im Original unterzeichnet werden. Eine aufgedruckte oder elektronische Unterschrift ist nicht wirksam und könnte das Kündigungsschreiben rechtlich entwerten.
Es ist wichtig, dass die Unterschrift eindeutig zuzuordnen ist, um mögliche Streitigkeiten zu vermeiden. Die Unterschrift muss klar erkennen lassen, wer der Aussteller ist. Es reicht aus, wenn der Name aus dem Schriftbild herausgelesen werden kann. Es ist nicht erforderlich, dass die Unterschrift vollständig lesbar ist, solange sie individuelle und charakteristische Merkmale aufweist. Eine Paraphe, also eine Abkürzung des Namens auf wenige Zeichen, ist nicht als gültige Unterschrift anzusehen.
Empfänger einer Kündigung müssen diese nicht unterschreiben. Da es sich rechtlich um eine einseitige Willenserklärung handelt, reicht die Unterschrift des Ausstellers aus. Dennoch fordern die meisten Arbeitnehmer eine Kündigungsbestätigung des Arbeitgebers, die jedoch nicht für die Gültigkeit der Kündigung erforderlich ist. Um sicherzustellen, dass der Arbeitgeber die Kündigung erhalten hat, empfiehlt es sich, diese per Einschreiben inklusive Rückschein zu versenden.