Verwaltung im digitalen Wandel: RPA-Bots übernehmen administrative Aufgaben
Die öffentliche Verwaltung sieht sich einer zunehmenden Herausforderung gegenüber, ihre Prozesse zu digitalisieren und dabei gleichzeitig den Fachkräftemangel zu bewältigen. In diesem Kontext kommt die Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ins Spiel, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren. In Hamburg sind bereits über 50 RPA-Bots im Einsatz, die beeindruckende 130.000 Arbeitsstunden automatisiert verarbeitet haben.
Kooperation zur Effizienzsteigerung
Die Entwicklung und Implementierung dieser Softwareroboter erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen Dataport, den jeweiligen Fachbereichen und dem Amt für IT und Digitalisierung der Senatskanzlei. Ein konkretes Beispiel dafür ist die Poststelle Wohngeld im Bezirksamt Hamburg-Mitte, wo ein Bot Papieranträge inscannt und sie in das Fachverfahren überträgt. Auch bei der Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke hat der Einsatz von RPA-Bots eine erhebliche Entlastung bewirkt. Dort wurden mehr als 100.000 Dokumente zur Einmalzahlung der Energiepauschale für Studierende in elektronische Akten überführt, eine Aufgabe, die manuell kaum zu bewältigen gewesen wäre.
Überregionale Trends: Schleswig-Holstein ebenfalls aktiv
Diese Entwicklung ist nicht auf Hamburg beschränkt. Auch in Schleswig-Holstein werden RPA-gestützte Bots verstärkt eingesetzt. Seit 2023 unterstützen sie die Mitarbeitenden im Dienstleistungszentrum Personal (DLZP SH) sowie im Zentralen IT-Management (ZIT SH). Das zeigt, dass die Implementierung von RPA in verschiedenen Bundesländern an Fahrt gewinnt und einen bedeutenden Beitrag zur Effizienzsteigerung der Verwaltungsarbeit leistet.
Perspektiven der RPA und künstliche Intelligenz
Ein spannender Aspekt der RPA-Technologie ist die mögliche Verknüpfung mit Künstlicher Intelligenz (KI). In der Zukunft könnte es möglich sein, dass RPA-Bots KI-Elemente aktivieren, um Dokumente von Online-Anträgen zu klassifizieren und wichtige Inhalte aus ihnen herauszulesen. Diese intelligenten Ergebnisse könnten anschließend in die Arbeit der Sachbearbeitung überführt werden, was die manuelle Prüfung umfangreicher Dokumente erheblich erleichtert und beschleunigt.
Fazit: Eine Innovation für die Zukunft der Verwaltung
Die Umsetzung von RPA in der Verwaltung ist ein deutlicher Schritt in Richtung Digitalisierung, der nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch den Anforderungen an eine zeitgemäße Verwaltung gerecht wird. Diese Technologie könnte als Schlüssel dienen, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Die Entwicklungen in Hamburg und Schleswig-Holstein könnten wegweisend für andere Regionen sein, die ähnliche Ansätze verfolgen.