Ab dem 1. Januar 2025 müssen Vermieter in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten. Diese neue Regelung betrifft sowohl Vermieter von Wohn- als auch von Gewerberaum und wurde durch das Wachstumschancengesetz im Umsatzsteuergesetz verankert. Sie zielt darauf ab, den Rechnungsempfang und die Rechnungsstellung zu digitalisieren, um bürokratische Hürden abzubauen und den Verwaltungsaufwand zu senken. Das bnn.de berichtet, dass Vermieter von Gewerberaum zusätzlich verpflichtet sind, E-Rechnungen auszustellen, sofern sie Umsatzsteuer im Mietvertrag ausweisen.

Für die elektronische Rechnungsstellung sind verschiedene Formate zulässig, darunter XML und ZUGFeRD, eine Kombination aus PDF- und XML-Datei. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, was bedeutet, dass einfache PDF-Rechnungen nicht mehr akzeptiert werden, wie haufe.de hervorhebt. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die E-Rechnungen automatisiert verarbeitet werden können, um Schwierigkeiten bei der Anerkennung zu vermeiden.

Übermittlungswege und Übergangsfristen

Der Übermittlungsweg der E-Rechnung ist nicht festgelegt; eine einfache E-Mail kann ausreichend sein. Eine Verpflichtung zur Verwendung spezifischer Software gibt es nicht, obwohl das Bundesfinanzministerium kostenlose Tools wie Elster anbietet. Vermieter sollten jedoch darauf vorbereitet sein, marktübliche Softwareprodukte zu nutzen, da die Einführung einer kostenlosen Software vonseiten der Finanzverwaltung nicht geplant ist, informiert acconsis.de.

In einer Übergangsphase bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen akzeptieren, solange alle Beteiligten einverstanden sind. Für Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Bis zu diesem Datum können Vermieter also noch auf traditionelle Rechnungsformate zurückgreifen, um die Umstellung zu erleichtern.

Verpflichtungen für Vermieter und Kleinunternehmer

Vermieter, die langfristig umsatzsteuerfrei Wohnraum vermieten, sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, müssen jedoch die Fähigkeit besitzen, diese Rechnungen zu empfangen. Die umsatzsteuerpflichtigen Vermieter, die die Steuerpflicht gemäß § 9 UStG gewählt haben, sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Bei Nichtbeachtung der Vorgaben besteht die Gefahr der Nichtanerkennung der Rechnungen und möglicher Sanktionen, was die Wichtigkeit der korrekten Handhabung unterstreicht, wie haufe.de erläutert.

Zusätzlich sollten Vermieter beachten, dass die ordnungsgemäße E-Rechnung eine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist. Mietverträge können als Dauerrechnungen betrachtet werden, was bedeutet, dass eine elektronische Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum ausreichend ist. Dies vereinfacht die Abwicklung vor allem für größere Objekte und Langzeitmieter.

Insgesamt markieren diese Änderungen einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung im deutschen Immobilienmarkt. Vermieter sind gut beraten, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen und geeignete Maßnahmen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht zu ergreifen, um Problemen und Sanktionen vorzubeugen.