Der Fortschritt bei der Einführung der Digitalen Akte in Berlin ist ein zentrales Thema für die digitale Transformation der Verwaltung, obwohl der Prozess deutlich langsamer voranschreitet als erwartet. Merkur berichtet, dass bislang bereits 30 Behörden an das System angeschlossen wurden. Bis jetzt wurden über 10.000 Zugänge eingerichtet, von denen rund 3.000 Beschäftigte regelmäßig gleichzeitig in der Digitalen Akte arbeiten.
Die Anfangsphase im Januar 2024 verzeichnete lediglich 1.000 Nutzer, was die Herausforderungen bei der Integration der neuen Software verdeutlicht. Innensenatorin Iris Spranger hatte bereits im Juni 2022 angekündigt, dass die Digitale Akte für rund 70.000 PC-Arbeitsplätze verfügbar gemacht werden soll, doch die Umsetzung bleibt eine unklare Herausforderung.
Organisatorische Voraussetzungen und technische Herausforderungen
Das Projekt „Digitale Akte“ hat zum Ziel, die Prozesse innerhalb der Berliner Verwaltung durch eine effektivere Softwarelösung zu optimieren. Die Berlin.de-Website hebt hervor, dass die Software nicht nur das Management von Dokumenten und die Vorgangsbearbeitung unterstützen soll, sondern auch eine revisionssichere Langzeitspeicherung von Daten in digitaler Form ermöglicht. Ein wichtiger Aspekt ist die Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen für ein digitales Arbeiten, was die Leistungsfähigkeit der Verwaltung stärken soll.
Die Verantwortung für die Einführung der Digitalen Akte liegt in den Händen von Staatssekretärin Martina Klement, die als Chief Digital Officer (CDO) fungiert. Im Frühjahr 2023 wurde jedoch festgestellt, dass das Projekt sich in einem herausfordernden Zustand befand. Um die Digitalisierung nicht um Jahre zurückzuwerfen, entschied man sich, nicht abzubrechen, sondern mit Unterstützung des Beratungsunternehmens PD, das seit Januar 2024 für 1,8 Millionen Euro engagiert wurde, weiterzuarbeiten.
Bürger:innen im Fokus der digitalen Transformation
Die Herausforderung, die Bürger:innen mit Verwaltungsdiensten besser zu verbinden, bleibt ein zentrales Anliegen der digitalen Transformation. Laut einem Bericht von Deloitte wünschen sich viele Menschen einen einfacheren, transparenteren Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen. Komplexe Genehmigungsanträge stellen häufig eine Hürde dar, und es besteht ein dringender Bedarf an benutzerfreundlichen digitalen Lösungen.
Moderne Technologien können hier helfen, die Effizienz der Verwaltungsabläufe zu steigern und somit die Servicequalität zu verbessern. Während die Einführung der Digitalen Akte in Berlin noch in vollem Gange ist, ist klar, dass der Fokus auf den Bedürfnissen der Bürger:innen liegen muss. Digitale Plattformen könnten dazu beitragen, die Zugänglichkeit zu erhöhen und eine inklusivere Gesellschaft zu fördern.
Die Zusammenarbeit zwischen Behörden, Anbietern von Technologielösungen und der Gesellschaft ist unverzichtbar, um die angestrebten Ziele der digitalen Transformation zu erreichen. Letztlich müssen die Bemühungen darauf abzielen, Verwaltungstools zu entwickeln, die nicht nur die internen Abläufe optimieren, sondern auch den Bürger:innen zugutekommen.