Speyer (ots)
In einer Zeit, in der Steuerkanzleien mit einer steigenden Auftragslast konfrontiert sind, wird der Mangel an qualifizierten Fachkräften immer spürbarer. Diese Diskrepanz führt dazu, dass die vorhandenen Mitarbeiter gezwungen sind, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen, was oft in jede Menge Überstunden resultiert. Um dieses Problem zu mildern, schlägt Michael Wohlfart, ein erfahrener Kanzleiberater, in einem aufschlussreichen Artikel vor, fünf strategische Maßnahmen zur Optimierung von Prozessen in Steuerkanzleien zu implementieren. Diese Schritte zielen nicht nur darauf ab, den Arbeitsaufwand der Mitarbeiter zu reduzieren, sondern auch, die Effizienz der Kanzleien zu steigern.
Die Herausforderung, die durch den Fachkräftemangel entsteht, ist nicht nur eine Frage der Quantität – es geht auch darum, die Qualität der Mandantenbeziehungen zu verbessern. Wohlfart, der bereits über 250 Steuerkanzleien beraten hat, lässt uns einen Blick darauf werfen, wie Kanzleien ihre internen Abläufe neu gestalten können, um ihre Mitarbeiter zu entlasten und gleichzeitig die Servicequalität für die Mandanten zu erhöhen.
Optimierungen im Mandantenstamm
Ein zentraler Punkt in der Effizienzsteigerung ist die Überprüfung des bestehenden Mandantenstamms. Michael Wohlfart weist darauf hin, dass etwa 80 Prozent der Probleme, mit denen Steuerkanzleien konfrontiert sind, von lediglich 20 Prozent der Mandanten verursacht werden. Das bedeutet, dass eine baldige Bereinigung der Mandantschaft dringend notwendig ist. Steuerkanzleien sollten sich konzentrieren, nur die Mandanten anzunehmen, die den Mitarbeitern nicht nur Arbeit, sondern auch eine positive Beziehung bringen. Dieses Selektionsverfahren spart nicht nur Zeit, sondern schont auch die Nerven der Mitarbeiter.
Ein weiterer Schritt in die richtige Richtung ist die Optimierung der Aufgabenverteilung innerhalb des Teams. Die Vielzahl an Hilfstätigkeiten, die nicht unbedingt von Fachkräften erledigt werden müssen, bietet auch Platz für die Ausbildung von Bürokaufleuten oder die Anstellung zusätzlicher Mitarbeiter in diesem Bereich. Dadurch können die Fachkräfte entlastet werden, was wiederum zu einer effizienteren Arbeitsweise führt.
Effiziente Kommunikation und Schulungen
Der Stolperstein für viele Steuerkanzleien ist oft die Kommunikation. Sowohl Telefonate als auch E-Mails können eine erhebliche Störung in den Arbeitsabläufen darstellen. Wohlfart empfiehlt, die telefonischen Servicezeiten einzugrenzen. Dadurch können die Mitarbeiter in bestimmten Zeitfenstern konzentrierter arbeiten, während die Mandanten dennoch um ein definiertes Zeitfenster herum bedient werden. Eine noch strukturellere Herangehensweise wäre die Einführung von telefonischen Terminen, bei denen das Sekretariat die Anliegen der Mandanten in geplante Gespräche umwandelt.
Zusätzlich ist der Umgang mit E-Mails ein oft vernachlässigter Punkt. Statt sich sofort auf jede eingehende Nachricht zu konzentrieren, sollen Steuerfachkräfte die E-Mails gebündelt, beispielsweise zweimal täglich, abarbeiten. Diese Maßnahme kann die Produktivität erheblich steigern und hilft den Mitarbeitern, ihre Konzentration zu bewahren.
Ein weiterer Schlüssel zur Entlastung ist die Verbesserung des Onboardings neuer Mitarbeiter durch interne Schulungsmöglichkeiten. Die Einarbeitung ist typischerweise zeitaufwändig, und oft fehlt es an Kapazitäten, um diese effektiv durchzuführen. Das Erstellen von Schulungsvideos und anderen Schulungsmaterialien kann nicht nur den Einarbeitungsprozess beschleunigen, sondern auch zukünftige Schulungen effizienter gestalten.
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die vorgestellten Maßnahmen von Michael Wohlfart eine pragmatische Herangehensweise für Steuerkanzleien bieten, um ihre internen Prozesse zu optimieren und damit den Stress für ihre Mitarbeiter zu reduzieren. Indem sie sich auf essentielle Verbesserungen konzentrieren, können Steuerkanzleien nicht nur ihre Mitarbeitenden entlasten, sondern auch ihre eigenen Dienstleistungen erheblich aufwerten und ihre Position am Markt stärken.