Hannover (ots)
Als Unternehmen wächst, kommt der Moment, in dem die Nutzung von Microsoft Excel nicht mehr ausreicht, um alle finanziellen Aspekte effizient zu steuern. Robert Giebenrath, Geschäftsführer der RG Finance GmbH, sieht sich mit dieser Herausforderung täglich konfrontiert. Sein Unternehmen bietet externes Finanzmanagement an, und Excel wird in diesem Kontext schnell zu einem Risiko. Doch warum sollten Unternehmen auf spezielle Controlling-Software umsteigen und welche Vorteile bringt dies mit sich?
Excel ist eine der am weitesten verbreiteten Softwarelösungen in der Geschäftswelt. Es ist benutzerfreundlich, und viele Unternehmer haben sich im Laufe der Jahre mit seinen Funktionen vertraut gemacht. Dennoch gibt es gravierende Schwächen, die sich insbesondere bei wachsendem Datenvolumen und zunehmend komplexeren Berechnungen bemerkbar machen. Laut Robert Giebenrath ist ein Umstieg auf leistungsfähigere Software unumgänglich, um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
Die Grenzen von Microsoft Excel
Ein zentrales Problem, das die Nutzung von Excel betrifft, ist die Fehleranfälligkeit, die durch manuelle Dateneingabe entsteht. Bei großen Datenmengen oder wenn Informationen in mehreren Tabellen benötigt werden, steigt die Wahrscheinlichkeit für Fehler massiv an. Giebenrath berichtet von einem aktuellen Fall eines E-Commerce-Unternehmens, dessen Buchhaltungsfehler eine gefährliche Unterdeckung von 70.000 Euro zur Folge hatte. Diese Situation war auf einen Formelfehler in Google Sheets zurückzuführen, dem Google-Pendant zu Excel.
Ein weiteres Risiko aus der Abhängigkeit von Excel ist die mögliche Unersetzlichkeit von Mitarbeitern, die die Datenverwaltung übernehmen. Wenn nur eine Person mit speziellen Kenntnissen an den Filen arbeitet, besteht die Gefahr, dass das Unternehmen in Schwierigkeiten gerät, wenn dieser Mitarbeiter ausscheidet oder krank wird. Die komplexen Formeln und manuelle Prozesse machen den gesamten Vorgang anfällig für Missgeschicke.
Wann sollte man umsteigen?
Der richtige Zeitpunkt für den Wechsel zu professionellen Controlling-Tools ist häufig schwer zu erkennen. Laut Robert Giebenrath sollten Unternehmen spätestens beim Erreichen eines monatlichen Umsatzes von 100.000 Euro über die Investition in spezialisierte Software nachdenken. Diese Programme bieten Funktionen, die Excel schlichtweg nicht leisten kann – vor allem in der Automatisierung und Datenintegrität.
Giebenrath spricht von der Möglichkeit, mit professionellen Controlling-Lösungen nicht nur die Effizienz zu steigern, sondern auch langfristig Kosten zu senken. Denn sobald einfacher zu nutzende Software implementiert ist, können Ressourcen besser genutzt und Fehlerquellen minimiert werden. Dies führt in der Regel zu einer klaren Verbesserung der betrieblichen Abläufe.
Seine Erfahrung zeigt, dass Unternehmer oft zögern, den Wechsel zu wagen, da die Einarbeitung in eine neue Software als aufwändig und komplex empfunden wird. Doch dieser Aufwand ist mehr als gerechtfertigt, wenn man die positiven Effekte betrachtet. Die RG Finance GmbH unterstützt Unternehmen, diesen Übergang zu bewältigen und eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu finden.
Der Weg in die Zukunft des Controllings
Robert Giebenrath und sein Team von der RG Finance GmbH sind auf die Optimierung von Finanzprozessen spezialisiert. Während sie als externe CFOs für ihre Kunden agieren, helfen sie Unternehmen nicht nur bei der Buchhaltung, sondern gestalten auch das Finanzmanagement effizienter. Sie bieten nicht nur die Expertise für den Umstieg auf professionelles Controlling-Software, sondern kümmern sich auch um die langfristige Integration und Schulung des Personals.
Wenn Sie die Zukunft Ihres Unternehmens im Bereich Controlling auf ein höheres Niveau heben wollen und dabei auf erfahrene Partner setzen möchten, kann Robert Giebenrath Ihnen als kompetenter Ansprechpartner zur Seite stehen. Der Wechsel zu professionellen Lösungen könnte der entscheidende Schritt für den Erfolg Ihres Unternehmens sein.
Wichtige Aspekte professioneller Controlling-Software
Professionelle Controlling-Softwares bieten zahlreiche Vorteile im Vergleich zu Microsoft Excel. Zuerst ermöglichen sie eine automatisierte Dateneingabe und -verarbeitung, die menschliche Fehler signifikant reduziert. Anwender können ihre Zeit und Ressourcen effizienter nutzen, indem sie sich auf die Analyse wichtiger Kennzahlen statt auf manuelle Eingaben konzentrieren. Zudem haben viele dieser Programme integrierte Dashboards, die Echtzeit-Überblick über die finanzielle Gesamtlage eines Unternehmens bieten.
Ein weiterer positiver Aspekt ist die Skalierbarkeit. Mit einem professionellen Controlling-Tool kann ein Unternehmen viele verschiedene Datenquellen integrieren, was durch die Funktionalität von Excel oft umständlich und fehleranfällig ist. Diese Software-Systeme ermöglichen es zudem, mit verschiedenen Nutzern zusammenzuarbeiten, ohne dass die Gefahr besteht, dass Informationen verloren gehen oder in separaten Excel-Dokumenten verzettelt werden.
Statistiken zur Nutzung von Controlling-Software
Die Akzeptanz professioneller Controlling-Software steigt kontinuierlich an. Laut einer Studie von G2, einer Plattform für Softwarebewertungen, nutzen mittlerweile etwa 66 % der kleinen und mittelständischen Unternehmen spezialisierte Softwarelösungen für ihr Finanzmanagement. Dies zeigt, dass viele Firmen die Vorteile von Effizienz und Genauigkeit, die solche Systeme bieten, erkannt haben.
In einer Umfrage von Deloitte gaben 70 % der befragten Unternehmen an, dass sie die Implementierung einer integrierten Finanzsoftware als eine bedeutende Verbesserung ihrer Controlling-Prozesse ansehen. Insbesondere kleinere Unternehmen berichteten von einer Steigerung der Effizienz um bis zu 50 % nach dem Umstieg auf professionelle Lösungen. Diese signifikanten Verbesserungen weisen auf die Notwendigkeit hin, sich von herkömmlichen Programmen wie Excel zu lösen, insbesondere wenn das Unternehmen wächst und komplexer wird.
Herausforderungen beim Wechsel zu neuer Software
Obwohl der Umstieg auf professionelle Controlling-Software viele Vorteile bietet, bestehen auch Herausforderungen, die Unternehmen bedenken sollten. Eine der größten Hürden ist die Einarbeitungsphase. Das gewohnte Excel-System bietet eine hohe Vertrautheit, und der Wechsel zu einem neuen System kann anfänglich überwältigend wirken. Das Training der Mitarbeiter und die Angewöhnung an neue Funktionen erfordert Zeit und Ressourcen.
Zusätzlich müssen Unternehmen sicherstellen, dass die neue Software zu ihren spezifischen Bedürfnissen passt. Eine unpassende Lösung kann kostspielig werden und die betrieblichen Abläufe eher behindern als fördern. Deswegen ist es entscheidend, dass Unternehmen bei der Auswahl einer neuen Controlling-Software sorgfältig vorgehen und sowohl interne als auch externe Expertise hinzuziehen, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen.
Mit der richtigen Vorbereitung und Unterstützung jedoch werden die anfänglichen Herausforderungen oft rasch durch die vielen Vorteile übertroffen, die eine moderne Controlling-Lösung bieten kann.